Ada fase dalam bisnis yang sering tidak terasa ketika sedang dijalani. Awalnya semua pekerjaan mungk... Lihat Selengkapnya
Ada fase dalam bisnis yang sering tidak terasa ketika sedang dijalani. Awalnya semua pekerjaan mungkin masih bisa ditangani sendiri. Membalas pelanggan, mencatat transaksi, mengurus stok, membuat promosi, sampai mengecek pembayaran masih terasa memungkinkan.
Masalah biasanya mulai muncul ketika jumlah pelanggan bertambah.
Pekerjaan yang dulu bisa diselesaikan dalam beberapa jam mulai memakan hampir seluruh waktu. Pemilik bisnis akhirnya sibuk mengurus pekerjaan rutin sampai tidak punya cukup waktu untuk memikirkan perkembangan usaha.
Menurut saya, ini bukan selalu tanda bahwa bisnisnya bermasalah. Justru bisa menjadi tanda bahwa bisnis sudah berkembang dan cara kerjanya perlu ikut berubah.
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah mempertahankan semua pekerjaan di tangan satu orang terlalu lama. Memang terasa lebih hemat, tetapi ada batas ketika cara tersebut mulai menghambat pertumbuhan.
Contohnya sederhana. Kalau setiap pesanan harus diperiksa sendiri oleh pemilik, setiap pertanyaan pelanggan harus dijawab sendiri, dan semua pencatatan masih dilakukan secara manual, kapasitas bisnis akhirnya mengikuti kemampuan satu orang.
Di titik tertentu, masalahnya bukan lagi kekurangan pelanggan. Masalahnya adalah kapasitas operasional.
Karena itu, bisnis yang mulai berkembang perlu membangun sistem kerja yang bisa diulang. Prosedur sederhana untuk menerima pesanan, mencatat pembayaran, mengelola stok, menangani keluhan, dan mengirimkan produk dapat membuat pekerjaan lebih mudah didelegasikan.
Sistem tidak harus rumit.
Bahkan dokumen sederhana yang menjelaskan langkah kerja bisa sangat membantu ketika seseorang yang baru bergabung harus mengambil alih pekerjaan tertentu.
Ada manfaat lain yang sering terlupakan. Sistem kerja membuat bisnis tidak terlalu bergantung pada ingatan pemilik.
Kalau sebuah proses hanya diketahui oleh satu orang, bisnis akan kesulitan ketika orang tersebut sedang sakit, bepergian, atau tidak bisa bekerja.
Sebaliknya, ketika proses sudah terdokumentasi dengan baik, pekerjaan bisa tetap berjalan meskipun orang yang mengerjakannya berubah.
Tentu saja, membangun sistem tidak berarti membuat bisnis menjadi kaku. Sistem justru seharusnya menjadi dasar yang bisa diperbaiki ketika ditemukan cara kerja yang lebih efektif.
Jadi, ketika sebuah bisnis mulai mendapatkan lebih banyak pelanggan, pertanyaannya bukan hanya bagaimana mendapatkan pelanggan berikutnya. Pertanyaan yang tidak kalah penting adalah apakah bisnis tersebut mampu melayani mereka dengan kualitas yang tetap baik.
Kalau kamu pernah mengalami bisnis yang awalnya mudah tetapi mulai kewalahan setelah pelanggan bertambah, ceritakan pengalamannya di ZOYALINK. Pengalaman seperti ini bisa menjadi pelajaran praktis bagi orang lain yang sedang menghadapi fase pertumbuhan yang sama.
